На Волині станом на листопад 51,6 % людей мають електронні трудові книжки. Оцифрували документи 107 тисяч 300 працівників із понад 208 тисяч.
Про це Суспільному повідомили у Головному управлінні Пенсійного фонду України у Волинській області.
Що таке електронна трудова книжка
Електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Їх запровадили в Україні з 10 червня 2021 року, щоб удосконалити облік, зменшити паперовий документообіг, а в майбутньому — для автоматичного оформлення пенсії без візиту до сервісного центру, наголошують у Пенсійному фонді.
Дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші кадрові зміни тепер вносять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Хто і як має вносити дані в електронну трудову книжку
Оцифрувати трудову книжку може роботодавець, і сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду. Щоб самому оцифрувати трудову книжку, потрібно:
- зробити скан-копії сторінок трудової книжки та інших потрібних документів;
- увійти до особистого кабінету на вебпорталі одним з трьох способів — 1) за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна отримати в державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках; 2) через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за банківською карткою; 3) через Дія.Підпис;
- перейти до розділу “Комунікації з ПФУ”;
- обрати вкладку “Відомості про трудові відносини”;
- завантажити скан-копії.
“Перехід від паперових носіїв до електронної форми обліку трудової діяльності — це не просто технічна зміна. Найперше — це захист даних, бо паперові книжки легко пошкодити або втратити. А електронна система гарантує надійне збереження інформації. Особливо це актуально сьогодні, коли воєнні дії та надзвичайні ситуації ставлять під загрозу документи українців”, — зазнають у Пенсійному фонді Волині.
Як перевірити, чи трудова книжка оцифрована
Електронні трудові книжки можна буде переглядати на вебпорталі пенсійного фонду. Для цього потрібно:
- зайти на вебпортал одним із трьох способів (через КЕП, сервіс ID.GOV.UA або Дія.Підпис);
- перейти до розділу “Електронна трудова книжка”;
- натиснути кнопку “Дані ЕТК”;
- обрати вкладку “Відцифрована ЕТК”.
Також можна скористатися розділом “Звернення”. Там видно, у якому стані й на якому етапі оцифрування.
Що робити з паперовою трудовою і кому не треба її оцифровувати
Паперова трудова книжка буде непотрібна з червня 2026 року. До цього часу краще її зберігати, навіть якщо вона вже оцифрована. Оцифрування відбувається один раз.
Як зазначили у Пенсійному фонді Волині, оцифрування трудової книжки не потрібне тим, хто вже перебуває на пенсії. Їх дані вже оцифровані.
